Como evitar tener la casilla de correos llena al volver de vacaciones

Por duro que sea volver de vacaciones, aún más duro es volver a una carpeta de entrada de e-mail llena de cientos o incluso miles de mensajes que se han acumulado en su ausencia. Brian McLendon, un editor de Random House, se está preparando. Estará de vacaciones la semana entrante. "Tengo mi estrategia", dijo McLendon. "Sé lo que se viene, por lo que me preparo. No contesto el teléfono hasta la hora del almuerzo."

Se concentra en su escritorio, eliminando spam en masa, ordenando por remitente y fecha, y separando mensajes de e-mail informativos de aquellos que requieren actuar. De los 1000 mensajes de e-mail que recibe comúnmente, después de una semana de ausencia, 200 son spam. Otros 150 son lo que realmente odia: e-mails de salutación, con copia a varias personas, cada una de las cuales contesta con agradecimiento, comentario o aviso de recepción.

Para aquellos que se sienten infelices de tener que dedicar las primeras horas del regreso al trabajo a la tediosa tarea de desagotar una carpeta de entrada desbordada, hay otras estrategias. Una obvia es ir vaciando la carpeta de entrada durante las vacaciones, usando una notebook, una computadora de mano o yendo a un ciber. "La dependencia actual del e-mail ha cambiado la naturaleza de las vacaciones", dijo James E. Katz, director del Center for Mobile Communication Studies de la Universidad Rutgers. Si uno vacía la carpeta de entrada -dijo-, "va en contra del objetivo de las vacaciones, que es alejarse de la oficina y hacer algo diferente." Si no se hace, "tiene que trabajar el doble al regreso. Y mientras responde a los acumulados, hay nuevos e-mail llegando en masa". En algún sentido -expresó-, "se lo castiga por tomarse vacaciones con los e-mail fuera de control".

Diane Danielson de Brookline, Massachussets, perdió el control el año pasado cuando decidió evitar la acumulación durante unas vacaciones que se tomó en el sur de Francia, donde tenía acceso a Internet tentadoramente a mano. Pensaba sólo eliminar el correo basura, pero mientras lo hacía, inocentemente contestó un mensaje respecto de un cambio de fecha para una conferencia en la que sería oradora. "Creó un enredo enorme y con gran tensión: cuatro días de negociaciones de un lado para otro", acerca de los horarios de dos personas a seis zonas horarias de distancia, dijo Danielson, fundadora del Downtown Women´s Club, una organización creadora de redes.

"Hubiese sido mejor no mirar el correo electrónico hasta mi vuelta. ¿Y qué importa si perdía una oportunidad?" Al verano siguiente, también en Francia, ignoró su e-mail hasta la vuelta. "Fue extraordinario", dijo. "Para mí las vacaciones significan no llevar reloj y no tener a nadie controlándome."

Pero muchos sienten lo opuesto. Para estas personas no estar al día con su correo electrónico causa estrés. "Uno se pone muy nervioso si no está en contacto", dijo Ira Schacter, abogado de Cadwalader, Wickersham & Taft, un estudio de Manhattan. En tiempos pasados llegó a paralizar el servidor de su compañía cuando se le acumularon 8000 mensajes estando de vacaciones. Aún hoy en día no todas las bandejas de entrada tienen capacidad infinita. Alguna gente vacía las carpetas de entrada porque están obligadas a hacerlo. Las carpetas de entrada llenas al límite, a menudo con archivos grandes que contienen imágenes, pueden paralizar una computadora, hacerla más lenta o provocar el rechazo de nuevos mensajes.

Este mes, Jeff Abraham, de Pittsburgh, trató de encontrar una salida intermedia al tomarse un fin de semana largo en Montreal con su esposa, Heloise. Pensó en llevar su notebook porque le produce gran molestia encontrarse con su carpeta de entrada desbordada. "Es más fácil dedicarle unas horas que enfrentarse a la acumulación que uno encuentra al regreso", dijo Abraham, vicepresidente de marketing de la Education Management Corporation.

Pero finalmente decidió dejar la notebook porque "se suponía que sería un fin de semana romántico, sin los chicos y el e-mail no va bien con los fines de semana románticos". En vez de ello verificó su correo tres veces con la computadora del hotel. Su esposa tuvo que llamarlo varias veces. "Uno se sienta por 15 minutos y pasan 90", dijo. "Uno se hipnotiza." Aunque logró borrar 500 mensajes de e-mail, se encontró con otros 600 al regreso. "Respiro hondo, me siento con una gran taza de café y comienzo a eliminar correo."

No todas las personas se sienten molestas por tener que dedicarse a una carpeta de correo desbordada. Amy Drescher, escritora técnica, obtiene satisfacción de ello. Lo equipara a limpiar el ropero o lavar la ropa. "Cuando me voy por un tiempo, me entusiasma la vuelta", dijo Drescher, que trabaja desde su casa en Cheshire, Connecticut.

Pero, luego de las últimas vacaciones en Florida, donde tuvo un ataque de pánico pensando en el tamaño que tendría la casilla al llegar, su nueva actitud es dejar que se acumule el correo.

"Me gusta estar en el centro de las cosas y me creo tan importante que tengo que controlar siempre mi correo", dijo. "Pero si no estoy disponible, los problemas se solucionan igual. La empresa no se va a hundir sin mí."

Desde otro punto de vista, no es malo ser una persona ocupada, importante y requerida, que se ve bombardeada con mensajes. "Es como una marca de distinción", dijo McLendon, de Random House. En su lugar de trabajo, el volumen de e-mail es el primer tema de conversación cuando alguien vuelve de sus vacaciones.

"Cuanto más alto uno se encuentra en la jerarquía, tanto más correo se recibe", señaló Candace Sidner, investigadora de los Mitsubishi Electric Research Laboratories de Cambridge, Massachussets, coautora de un estudio sobre uso del correo electrónico. "Algunos jefes tienen parte de su personal dedicado sólo a su correo."

Uno de los motivos por el que una pila puede resultar abrumadora, dijo, es que llegan tareas por e-mail. Si no puede ser eliminado inmediatamente, el mensaje cae potencialmente en la categoría de cosas "por hacer" o "por leer" que consumen tiempo o en la categoría aún más pesada de "status indeterminado", que incluye aquello con lo que uno no sabe qué hacer. Mientras tanto, "es parte de irse de vacaciones y volver al trabajo", dijo. "Es un fenómeno que se da y yo lo acepto así."

Fuente: lanacion.com.ar

Ver historial completo de noticias destacadas.