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Mejor app para controlar los gastos de viaje de empresa

Los viajes de empleados pueden ser relativamente comunes cuando estas desean hacer gestiones fuera de su domicilio. Las negociaciones, asistencia a eventos de formación, etc., pueden traducirse en momentos en que se haga necesario tener estos gastos, pero eso no quiere decir que no se pueda llevar el control de todo.

Las empresas no desean perder recursos bajo ningún concepto. En tiempos pasados era común que los gastos por concepto de viaje fuesen muy elevados y se generará un impacto negativo sobre la economía empresarial. Quizás uno solo no representaba una porción muy elevada, pero cuando se sumaban varios sí que podía reflejar una buena cantidad.

Hoy, con el desarrollo de aplicaciones, controlar este aspecto es bastante sencillo y eso supone una verdadera ventaja, tanto a nivel económico como en lo que refiere a la competencia. Ya que una buena administración amplía las posibilidades de realizar más viajes y, por ende, cerrar más cantidad de negociaciones.

Por ello, dentro de las aplicaciones que deberían estar activas durante cualquier trayecto, destaca la app Travel Expenses. Sin embargo, lo mejor será conocer cada aspecto que puede resultar favorable a la empresa por separado.

Justificando facturas

Este tipo de apps se basan, principalmente en que el empleado que realiza el viaje lleve un control exhaustivo de las facturas que ha generado por todos los conceptos involucrados dentro de la gestión: hospedaje, alimentación, cena de negocios, transporte, etc. así, la empresa estará en capacidad de evidenciar el promedio que puede existir para cada visita de ese tipo y plantearse los gastos reales asociados a ese concepto.

Para hacer este trabajo de forma manual, se necesita disponer de mucho tiempo y personal administrativo vinculado a esta gestión, que sepa organizar los datos y presentarlos ordenadamente para lograr establecer patrones y estadísticas, y a sabiendas que para las empresas lo mejor será tener el personal más apropiado para cumplir las funciones exactas, podría representar un asunto innecesario.

Es un hecho comprobable, aunque no sea en la totalidad de los casos, que las hojas de gastos reflejadas por los empleados cuando realizan sus viajes pueden ser alteradas a conveniencia, por lo que un sistema automático libera fácilmente de este tipo de inconvenientes.

Ventajas de utilizar estas apps

Aunque ya se ha mencionado superficialmente las ventajas que puede tener para una empresa (y también para los empleados), conviene reflejarlas con exactitud:

  • Hay un ahorro en materiales físicos. El empleado no tendrá que tener todas las facturas de forma física, bien resguardadas para entregarlas después a la administración de la empresa. Y el personal de la empresa no perderá tiempo y energías en revisarlas cada una para después validarlas y anexar el monto total a los balances.
  • Sin coste. Existen aplicaciones que cumplen esta función y que no tienen ningún coste. Sin embargo, es posible que no ofrezcan la versatilidad total que es capaz de dar una versión de pago.
  • Categorización de los gastos. Otra buena noticia es que este tipo de aplicaciones permiten categorizar los gastos, revisando en qué tipo de cosas se gasta el dinero y proponiendo mejoras que puedan ayudar con la economía de la empresa, sin restringir la comodidad de los empleados.
  • Facilidad de uso. No habrá necesidad de entrenar al personal en esta materia ya que la mayoría de las apps presentan un funcionamiento bastante intuitivo.
  • Gestiones de movilización y hospedaje. En dependencia al tipo de app utilizada, se pueden organizar acciones imprescindibles para cualquier viaje, como el hospedaje y la movilización del personal. Así, el empleado irá más seguro de que no tiene que salir en la búsqueda de las mejores opciones, y la empresa sabrá exactamente lo que está gastando. Incluso, puede que a través de este método se consiga algún tipo de descuento corporativo que le sea de bastante utilidad o un paseo a un lugar emblemático del destino, como trolltunga, en Noruega.

Por lo tanto, si tu empresa todavía no hace uso de estos apoyos digitales, aprovecha para buscar el que más se adapte a tus necesidades y ponlo en práctica de una vez.

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